Introducción a los Sistemas.

Conceptos Básicos y Evolución.

Sistema:
Complejo de elementos que tienen aspectos en común (entre ello un objetivo), organizados interactuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo unitario y complejo cuyo objetivo es común. Cada parte cumple su función para obtener un resultado final. Las partes se refieren al campo funcional (subsistemas). Se transforma dentro de ciertos límites de estabilidad gracias a regulaciones internas que le permiten adaptarse a la variaciones de su entorno específico. Situado en un entorno con el que interactúa.

Todo sistema contiene otros sistemas y/o subsistemas y es contenido por otros de carácter superior (jerarquía sistémica) . Todos los componentes de un sistema y sus interrelaciones actúan en función de los objetivos del sistema. Se deben cumplir ciertas condiciones para considerarse subsistema: tener objetivos propios coherentes con los del sistema, estar sujetos a interacción mutua con el sistema total, y estar incluidos en la estructura jerárquica dentro del sistema.

Características de un sistema:
•Propósito u objetivo: todos los sistemas poseen al menos uno
•Globalismo o totalidad : la estimulación de un componente afecta a los demás
•Entropía: tendencia de los sistemas al desgaste (y aumento de aleatoriedad) por el transcurso del tiempo o funcionamiento
del mismo. Si aumenta la información disminuye la entropía (NEGENTROPÍA), en sistemas altamente entropicos debe
tenerse rigurosos sistemas de control y revisión, re-elaboración y cambio.
•Homeostásis equilibrio dinámico entre las partes del sistema, propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y
adaptación al contexto, los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida en que
el contexto sufre transformaciones
•Todo sistema tiene un principio de organización (código) que cumple 3 funciones:
1)selección (de componentes)
2)relación (los componentes deben relacionarse)
3)Control

La Organización como Sistema:
  Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación reciproca entre ellos.

            Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos  que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

Funciones.Procesos. Procedimientos. Normas. Estructuras. 

Funciones de una organización
El funcionamiento del sistema de Organización varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis diagnóstico administrativo y diseño organización". Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividad escomo la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto,deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen. Estudio, biografía y documentación sobre temas de organización y métodos.Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

Procesos de la Organización
Conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización.
Motivación: La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego tener el impulso y lograr el fin.
Comunicación: Debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador) y ascendente (del trabajador al líder). Estos a través de un control de flujos.
Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en si misma, sino por el influir, Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.
Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades individuales por lograr una meta en común dentro de la organización y aquellos objetivos trasados a cada integrante.

Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. Además deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles. falta el proceso de organización de oficina

Sus niveles
• Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
• Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.

Estructura de una Organización:
Estructura: Componente, parte o elemento de un sistema.

Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común.estructura organizacional.

Por ejemplo, una computadora, desde el punto de vista de sistema, está constituido por múltiples partes. Algunas de esas partes son subsistemas como discos rígidos, placa madre, unidad de CD, etc. y partes simples que no son sistemas como tornillos, remaches, etc.

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar.

Es por tanto la estructura organizacional la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales. En esta sección analizaremos el proceso que siguen las organizaciones para decidir cual debe ser su estructura organizacional y posteriormente veremos los tipos más habituales de estructuras que podemos encontrarnos distinguiendo entre: formales y informales, jerárquicas y planas y por último veremos un resumen de los tipos de estructuras según han ido evolucionando con el tiempo.